Basisprincipes van facturatie

Facturatie is een essentieel onderdeel van het runnen van een onderneming. Een goede facturatiepraktijk zorgt voor een gezonde cashflow, minimaliseert fouten en verbetert de relatie met uw klanten. In deze gids bespreken we de basisprincipes van facturatie, zodat u vertrouwd raakt met het proces en het succesvol kunt implementeren in uw bedrijf.

1. Wat is een factuur?

Een factuur is een financieel document dat een onderneming uitgeeft aan een klant om betaling te vragen voor geleverde goederen of diensten. Het is een overzicht van de details van de transactie, zoals de beschrijving van de geleverde producten of diensten, de prijs, het btw-bedrag en de totale verschuldigde betaling. Facturen fungeren als bewijs van de verkoop en zijn belangrijk voor zowel de verkoper als de koper bij het bijhouden van hun administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen.

2. Belangrijke factuurelementen

Elke factuur moet een aantal verplichte elementen bevatten om wettelijk geldig te zijn:

  • het woord “factuur”;
  • datum en volgnummer van factuur;
  • naam en adres van de uitreiker en van de medecontractant of de maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon;
  • het nummer van de bankrekening;
  • het BTW-nummer / ondernemingsnummer; Een vaak geziene fout op een ongeldige factuur, is het ontbreken van het BTW–nummer. Dit nummer begint met de letters “BE”, zoals bijvoorbeeld “BE 0123.456.789”. Een factuur met vermelding van het nummer dat niet wordt voorafgegaan door “BE” is principieel een ongeldige factuur.
  • leveringsdatum;
  • beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen/de verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, alsmede het BTW-tarief;
  • prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn);
  • bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief);
  • eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde handeling niet aan de BTW onderworpen is;
  • plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum;
  • een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt.
  • algemene voorwaarden (niet verplicht, maar u doet er toch beter aan ze mee op te nemen, desnoods op de achterzijde).

In bepaalde gevallen zullen er ook nog bijkomende bijzondere vermeldingen moeten opgenomen worden op de factuur:

  • ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant
  • ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
  • ‘vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
  • bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen)

3. Facturatiemethoden

Facturen kunnen op verschillende manieren worden opgesteld en verstuurd:

  • Papieren facturen: Traditionele facturen die op papier worden gedrukt en via de post worden verzonden. 
  • Elektronische facturen (e-facturen): Digitale facturen die via e-mail of een online platform worden verstuurd en ontvangen. E-facturatie is efficiënter, milieuvriendelijker en kosteneffectiever dan papieren facturatie. 
  • Pro-formafacturen: Voorlopige facturen die worden gebruikt om een offerte of kostenraming te verstrekken voordat de definitieve factuur wordt uitgegeven. 
  • Creditnota's: Documenten die worden gebruikt om een correctie of aanpassing aan een eerdere factuur aan te geven, bijvoorbeeld in geval van een retourzending of een prijswijziging.

4. Facturatiecyclus

De facturatiecyclus omvat alle stappen die betrokken zijn bij het opstellen, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. Een typische facturatiecyclus verloopt als volgt:

  • Verkooptransactie: De ondernemer levert goederen of diensten aan de klant en gaat akkoord met de betalingsvoorwaarden. 
  • Factuur opstellen: De ondernemer stelt een factuur op met alle vereiste informatie, zoals bedrijfsgegevens, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van goederen of diensten, betalingstermijn, btw-tarief en -bedrag, en totaalbedrag. 
  • Factuur verzenden: De factuur wordt naar de klant gestuurd, hetzij per post (voor papieren facturen) of elektronisch (voor e-facturen). 
  • Betaling ontvangen: De klant betaalt de factuur binnen de betalingstermijn, meestal via bankoverschrijving, cheque, creditcard of een online betalingsplatform. 
  • Betaling registreren: De ondernemer registreert de betaling in zijn boekhoudsysteem en markeert de factuur als betaald. 
  • Opvolging en herinneringen: Indien de klant de factuur niet op tijd betaalt, stuurt de ondernemer betalingsherinneringen en kan er eventueel een incassoprocedure worden gestart.

Een gestroomlijnde facturatiecyclus helpt ondernemingen om betalingen sneller te ontvangen, de cashflow te verbeteren en administratieve taken efficiënter uit te voeren.

Door het begrijpen van de basisprincipes van facturatie kan uw onderneming profiteren van een soepeler facturatieproces, waardoor u meer tijd en energie overhoudt om te focussen op het leveren van uitstekende producten en diensten aan uw klanten. Vergeet niet om de overige onderwerpen op FacturatieGids.be te verkennen voor meer gedetailleerde informatie en advies over facturatie, btw en debiteurenbeheer.