Facturatiewetgeving in België
Het correct opstellen en verwerken van facturen is cruciaal voor het succes van elke onderneming. In België zijn er specifieke wetten en regels die van toepassing zijn op facturatie. Deze gids biedt een overzicht van de belangrijkste aspecten van de Belgische facturatiewetgeving om u te helpen bij het opstellen van wettelijk conforme facturen en het voorkomen van boetes of problemen met de fiscus.
Verplichte factuurelementen
Om wettelijk geldig te zijn, moeten facturen in België de volgende verplichte elementen bevatten:
- Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer dat elke factuur identificeert.
- Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
- Bedrijfsgegevens: De volledige naam, het adres en het btw-nummer van de verkoper en de koper.
- Omschrijving van goederen of diensten: Een duidelijke beschrijving van de geleverde producten of diensten, inclusief aantallen, eenheden en prijzen per eenheid.
- Betalingstermijn: De periode waarbinnen de betaling moet worden voldaan, meestal uitgedrukt in dagen vanaf de factuurdatum.
- Btw-tarief en bedrag: Het toepasselijke btw-tarief en het totale btw-bedrag voor de geleverde goederen of diensten.
- Totaalbedrag: Het totale bedrag dat de koper aan de verkoper verschuldigd is, inclusief btw.
Btw-registratie
In België moeten ondernemers die belastbare goederen of diensten leveren, zich registreren voor de btw (belasting over de toegevoegde waarde) en een btw-nummer aanvragen. Dit nummer moet op alle facturen worden vermeld.
Elektronische facturatie (e-facturatie)
Elektronische facturen worden steeds populairder vanwege hun efficiëntie, kosteneffectiviteit en milieuvriendelijkheid. In België worden e-facturen als gelijkwaardig aan papieren facturen beschouwd, op voorwaarde dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Dit kan worden bereikt door het gebruik van geavanceerde elektronische handtekeningen, elektronische uitwisseling van gegevens (EDI) of andere betrouwbare methoden.
Bewaartermijn voor facturen
Volgens de Belgische wetgeving moeten facturen en aanverwante documenten gedurende 7 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de factuurdatum. Dit geldt voor zowel papieren als elektronische facturen.
Taalvereisten
Facturen moeten worden opgesteld in de officiële taal van het gewest waar de verkoper is gevestigd (Nederlands voor Vlaanderen, Frans voor Wallonië en Duits voor